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태스크 플로우 관리란?
상담 중 또는 종료 후 발생하는 후속 업무를 태스크 단위로 정리하고, 사전 설정된 플로우에 따라 진행 상태·To-do·노트·댓글·참조자 기능을 활용하여 업무를 누락 없이 처리할 수 있는 기능이에요.
1. 이 메뉴에서 할 수 있는 일
•
상담 후속 업무를 태스크 단위로 생성하고 관리할 수 있어요.
•
플로우(업무 흐름)를 생성하여 진행 단계를 정의할 수 있어요.
•
상태별 To-do를 등록하여 상담 업무를 표준화할 수 있어요.
•
우선순위, 마감일, 댓글, 참조자를 활용하여 협업할 수 있어요.
•
보드뷰와 목록뷰로 태스크 현황을 조회할 수 있어요.
•
플로우별 공유 파일을 등록하여 상담 자료를 제공할 수 있어요.
활용 Tip
업무 유형별로 플로우를 분리 운영하면(예: 환불 처리, 배송 확인, CS 클레임) 처리 상태를 명확하게 관리할 수 있어요.
보드뷰에서 Drag & Drop으로 태스크 상태를 빠르게 변경할 수 있어요.
상태별 To-do를 활용하면 처리 누락을 방지할 수 있어요.
2. 언제 사용하나요?
상황 | 설명 | 비고 |
업무 진행 관리 | 태스크의 진행 상태를 단계별로 추적하고 관리할 때 사용해요. | |
업무 현황 모니터링 | 관리자가 전체 상담사의 태스크 처리 현황을 확인할 때 사용해요. | 관리자 권한 |
후속 업무 협업 | 담당 상담사 외 다른 팀원을 참조자로 등록하여 함께 업무를 진행할 때 사용해요. | |
업무 표준화 | To-do 체크리스트로 처리 절차를 표준화하고 누락을 방지할 때 사용해요. |
3. 어떻게 사용하나요?
3.1 태스크 플로우 ON 설정 (관리자)
•
태스크 플로우 기능은 기본적으로 OFF 상태이며, 관리자가 활성화해야 모든 사용자가 사용할 수 있어요.
•
화면 우측 상단의 설정(톱니바퀴) 아이콘을 클릭하면 태스크 플로우 설정 다이얼로그가 열려요.
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사용 여부 설정: 스위치를 ON으로 변경하면 모든 사용자가 태스크 플로우 기능을 사용할 수 있어요.
•
탭 위치 설정: 채팅 상담방의 우측 패널에서 태스크 탭이 표시될 위치를 선택할 수 있어요. (첫번째 탭 / 중간 탭 / 마지막 탭)
•
설정 저장 후 즉시 반영돼요.
관리자 설정이 없으면 상담사는 태스크 플로우 기능을 사용할 수 없어요. 상담사가 기능을 찾지 못하면 관리자에게 ON 설정을 요청하도록 안내해주세요.
3.2 플로우 생성 및 수정 (관리자)
•
플로우는 태스크 진행 단계를 정의하는 업무 흐름이에요.
•
기본 플로우가 제공되며, 관리자는 다음과 같이 플로우를 운영할 수 있어요.
•
기존 플로우를 그대로 사용할 수 있어요.
•
업무 프로세스에 맞게 상태를 수정할 수 있어요.
•
새로운 플로우를 추가 생성할 수 있어요.
•
여러 개의 플로우를 동시에 운영할 수 있어요.
•
플로우 생성 시 사용 형태와 상세 옵션을 선택하면 해당 업무에 최적화된 상태 구조가 자동으로 적용돼요. 플로우 이름은 최대 25자까지 입력할 수 있어요.
진행 중인 태스크가 있는 플로우는 사용 형태·상세 변경이 불가능해요. 먼저 태스크를 종료한 후 수정해주세요.
3.3 상태 관리 (관리자)
•
상태는 플로우 내부의 진행 단계예요.
•
상태 ON / OFF를 설정할 수 있어요.
•
Drag & Drop으로 순서를 변경할 수 있어요.
•
상태별 To-do를 등록하면 해당 단계에서 수행해야 하는 업무를 체크리스트 형태로 관리할 수 있어요.
3.4 파일 공유 (관리자)
•
플로우별로 상담에 필요한 자료를 업로드할 수 있어요.
•
교환 절차 안내 문서, 환불 정책 파일, 내부 매뉴얼 등을 등록할 수 있어요.
•
상담사는 공유 파일을 다운로드하거나 채팅창으로 바로 전송하여 활용할 수 있어요.
•
파일당 최대 10MB, 플로우당 최대 10개, 한 번에 최대 20MB까지 업로드할 수 있어요.
3.5 태스크 생성
•
태스크는 상담 중 또는 상담 종료 후 생성할 수 있어요.
•
생성 방법:
1.
태스크 생성 기능을 선택해요.
2.
사용할 플로우를 선택해요.
3.
태스크를 생성해요.
•
생성 시 관리자가 설정한 상태 구조와 To-do가 자동으로 적용돼요.
태스크 생성 이후에는 플로우 변경이 불가능해요. 상태별 To-do는 태스크 생성 시점 기준으로 적용돼요.
3.6 태스크 진행
•
생성된 태스크는 플로우의 첫 번째 상태에서 시작해요.
•
현재 상태를 확인하고 업무 진행에 따라 상태를 변경할 수 있어요.
•
상태별 To-do를 완료 처리할 수 있어요.
•
노트 및 파일을 추가할 수 있어요.
3.7 태스크 관리
•
태스크는 단순 기록이 아닌 업무 관리 도구로 활용할 수 있어요.
•
우선순위 설정: 긴급한 업무를 구분하여 우선 처리할 수 있어요. (낮음 / 보통 / 높음 / 긴급)
•
마감일 설정: 약속된 처리 기한을 관리할 수 있어요.
•
참조자 등록: 다른 담당자를 태스크에 추가하여 협업할 수 있어요.
•
댓글 기능: 업무 진행 상황을 공유하거나 의견을 기록할 수 있어요.
3.8 태스크 종료
•
업무가 완료되면 태스크를 종료 상태로 변경해요.
•
종료 시 성공 또는 실패 여부를 기록할 수 있으며, 이 정보는 상담 운영 결과 분석 및 품질 개선 자료로 활용할 수 있어요.
•
종료된 태스크는 이후에도 조회할 수 있어요.
3.9 태스크 확인하기
1) 상담별 태스크 확인
•
내 상담 현황 또는 전체 상담 > 상담방 선택 > 태스크 탭
2) 고객별 태스크 확인
•
고객관리 > 고객 리스트 > 고객 선택 > 상담 이력
3) 상담사별 태스크 확인
•
상담관리 > 태스크 플로우 관리
•
화면 우측 상단의 전체 태스크 드롭다운으로 조회 범위를 선택할 수 있어요.
◦
전체: 모든 태스크를 조회해요.
◦
담당: 내가 담당자인 태스크만 조회해요.
◦
참조: 내가 참조자로 등록된 태스크만 조회해요.
•
보드뷰: 플로우 상태 기준으로 태스크가 정렬되며, Drag & Drop으로 상태를 변경할 수 있어요.
•
목록뷰: 태스크 정보를 리스트 형태로 확인할 수 있어요.
4) 권한별 조회 권한
권한 | 조회 범위 |
상담사 | 본인 태스크 |
매니저 | 담당 상담사 태스크 |
관리자 | 전체 상담사 태스크 |
4. 알아두면 좋은 점
•
접근 권한: 관리자, 슈퍼매니저, 매니저, 상담사 권한에서 사용할 수 있어요.
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한 상담방에서 동시에 생성 가능한 태스크는 최대 10개예요.
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상담사가 변경될 경우 진행 중인 태스크의 소유자는 자동으로 변경돼요.
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상담사 변경 시 기존 상담사와 담당 매니저는 참조자로 자동 등록돼요.
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종료된 태스크는 목록에서 계속 조회할 수 있어요.
•
태스크 상세 정보는 담당 상담사 또는 참조자만 확인 및 수정할 수 있어요.
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플로우에 진행 중인 태스크가 있으면 플로우를 비활성화(OFF)할 수 없어요. 먼저 모든 태스크를 종료한 후 비활성화해주세요.
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해당 기능은 현재 베타(무료)로 제공되며, 기능 및 사용 방식은 향후 변경될 수 있어요.