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메뉴명: 태스크 플로우 관리
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한 줄 소개: 상담 중 반복되는 후속 업무를 태스크 단위로 관리하고, 플로우 기반으로 체계적으로 처리할 수 있는 기능입니다. [베타]
문서 타입: 기본형
태스크 플로우 관리란?
상담 중 또는 종료 후 발생하는 후속 업무를 태스크 단위로 정리하고, 사전 설정된 플로우에 따라 진행 상태/To-do/댓글/참조자 기능을 활용하여 업무를 누락 없이 처리할 수 있는 기능입니다. 현재 베타(무료)로 제공됩니다.
1. 이 메뉴에서 할 수 있는 일
•
상담 후속 업무를 태스크 단위로 생성하고 관리할 수 있습니다.
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플로우(업무 흐름)를 생성하여 진행 단계를 정의할 수 있습니다.
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상태별 To-do를 등록하여 상담 업무를 표준화할 수 있습니다.
•
우선순위, 마감일, 댓글, 참조자를 활용하여 협업할 수 있습니다.
•
보드뷰와 목록뷰로 태스크 현황을 조회할 수 있습니다.
•
플로우별 공유 파일을 등록하여 상담 자료를 제공할 수 있습니다.
활용 Tip
•
업무 유형별로 플로우를 분리 운영하면(예: 환불 처리, 배송 확인, CS 클레임) 처리 상태를 명확하게 관리할 수 있습니다.
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보드뷰에서 Drag & Drop으로 태스크 상태를 빠르게 변경할 수 있습니다.
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상태별 To-do를 활용하면 처리 누락을 방지할 수 있습니다.
2. 언제 사용하나요?
상황 | 설명 | 비고 |
업무 진행 관리 | 태스크의 진행 상태를 단계별로 추적하고 관리할 때 사용합니다. | |
업무 현황 모니터링 | 관리자가 전체 상담사의 태스크 처리 현황을 확인할 때 사용합니다. | 관리자 권한 |
3. 어떻게 사용하나요?
1) 플로우 생성 및 수정 (관리자)
플로우는 태스크 진행 단계를 정의하는 업무 흐름입니다.
기본 플로우가 제공되며, 관리자는 다음과 같이 플로우를 운영할 수 있습니다.
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기존 플로우를 그대로 사용할 수 있습니다.
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업무 프로세스에 맞게 상태를 수정할 수 있습니다.
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새로운 플로우를 추가 생성할 수 있습니다.
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여러 개의 플로우를 동시에 운영할 수 있습니다.
2) 상태 관리 (관리자)
상태는 플로우 내부의 진행 단계입니다.
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상태 ON / OFF를 설정할 수 있습니다.
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Drag & Drop으로 순서를 변경할 수 있습니다.
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상태별 To-do를 등록하면 해당 단계에서 수행해야 하는 업무를 체크리스트 형태로 관리할 수 있습니다.
3) 파일 공유 (관리자)
플로우별로 상담에 필요한 자료를 업로드할 수 있습니다.
•
교환 절차 안내 문서, 환불 정책 파일, 내부 매뉴얼 등을 등록할 수 있습니다.
•
상담사는 공유 파일을 다운로드하거나 채팅창으로 바로 전송하여 활용할 수 있습니다.
4) 태스크 생성
태스크는 상담 중 또는 상담 종료 후 생성할 수 있습니다.
생성 방법:
1.
태스크 생성 기능을 선택합니다.
2.
사용할 플로우를 선택합니다.
3.
태스크를 생성합니다.
생성 시 관리자가 설정한 상태 구조와 To-do가 자동으로 적용됩니다.
태스크 생성 이후에는 플로우 변경이 불가능합니다. 상태별 To-do는 태스크 생성 시점 기준으로 적용됩니다.
5) 태스크 진행
생성된 태스크는 플로우의 첫 번째 상태에서 시작합니다.
•
현재 상태를 확인하고 업무 진행에 따라 상태를 변경할 수 있습니다.
•
상태별 To-do를 완료 처리할 수 있습니다.
•
노트 및 파일을 추가할 수 있습니다.
6) 태스크 관리
태스크는 단순 기록이 아닌 업무 관리 도구로 활용할 수 있습니다.
주요 관리 기능:
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우선순위 설정: 긴급한 업무를 구분하여 우선 처리할 수 있습니다.
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마감일 설정: 약속된 처리 기한을 관리할 수 있습니다.
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참조자 등록: 다른 담당자를 태스크에 추가하여 협업할 수 있습니다.
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댓글 기능: 업무 진행 상황을 공유하거나 의견을 기록할 수 있습니다.
7) 태스크 종료
업무가 완료되면 태스크를 종료 상태로 변경합니다.
종료 시 성공 또는 실패 여부를 기록할 수 있으며, 이 정보는 상담 운영 결과 분석 및 품질 개선 자료로 활용할 수 있습니다. 종료된 태스크는 이후에도 조회할 수 있습니다.
8) 태스크 확인하기
상담별 태스크 확인
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내 상담 현황 또는 전체 상담 > 상담방 선택 > 태스크 탭
고객별 태스크 확인
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고객관리 > 고객 리스트 > 고객 선택 > 상담 이력
상담사별 태스크 확인
경로
상담관리 > 태스크 플로우 관리
조회 방식:
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보드뷰: 플로우 상태 기준으로 태스크가 정렬되며, Drag & Drop으로 상태를 변경할 수 있습니다.
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목록뷰: 태스크 정보를 리스트 형태로 확인할 수 있습니다.
조회 권한:
권한 | 조회 범위 | 상담사 | 본인 태스크 |
매니저 | 담당 상담사 태스크 | 관리자 | 전체 상담사 태스크 |
4. 알아두면 좋은 점
•
한 상담방에서 동시에 생성 가능한 태스크는 최대 10개입니다.
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상담사가 변경될 경우 진행 중인 태스크의 소유자는 자동으로 변경됩니다.
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상담사 변경 시 기존 상담사와 담당 매니저는 참조자로 자동 등록됩니다.
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종료된 태스크는 목록에서 계속 조회할 수 있습니다.
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태스크 상세 정보는 담당 상담사 또는 참조자만 확인 및 수정할 수 있습니다.
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해당 기능은 현재 베타(무료)로 제공되며, 기능 및 사용 방식은 향후 변경될 수 있습니다.
FAQ
태스크 생성 후 플로우를 변경할 수 있나요?
상담사가 변경되면 태스크는 어떻게 되나요?
태스크를 최대 몇 개까지 생성할 수 있나요?