태스크 플로우 관리란?
상담 업무를 단계 별로 정리하고 관리하여 효율적인 상담이 가능합니다.
상담 업무를 태스크 단위로 체계적으로 관리해보세요!상담 중 발생하는 업무를 태스크로 등록하고 흐름을 따라가며, 진행 상태 · 상태별 To-do · 협업 기능을 통해 누락 없이 처리할 수 있습니다.
해당 기능은 현재 한시적 **베타(무료)**로 제공되며, 기능 및 사용 방식은 변경될 수 있습니다.
[동영상] 태스크 플로우 서비스 소개
1. 태스크 플로우란?
상담 중 또는 종료 후 발생하는 후속 업무를 태스크 단위로 관리할 수 있는 기능입니다.
생성된 태스크는 사전 설정된 흐름(플로우)에 맞춰
진행 상태, 상태별 To-do, 댓글, 참조자 기능 등을 통해 상담을 구조적으로 운영할 수 있습니다.
활용 Tip
반복되는 업무에 맞춰 관리자가 플로우와 상태별 체크리스트를 미리 구성해 두면,
상담사들은 일관되고 누락 없는 상담을 진행할 수 있습니다.
조치 후 후속 상담이 이어져야 할 경우 채팅 상담의 ‘종료 보류’ 기능을 함께 이용해보세요!
2. 태스크는 언제 생성하나요?
태스크는 상담사가 아래와 같은 상황에서 활용할 수 있으며,
관리자는 이를 통해 업무 현황을 파악하고 상담 품질 개선과 고객 관리에 활용할 수 있습니다.
케이스 | 설명 | 주요 기능 |
업무 처리에 협업이나 진행 상황 관리가 필요한 경우 | 고객 요청 처리 중 다른 담당자와 협업하거나 진행 현황 확인이 필요한 상황 | 참조자 등록, 댓글, 상태 관리, 마감일, 우선순위 |
정형화된 절차를 일관되게 따라야 하는 경우 | 정해진 절차나 동일한 프로세스를 여러 상담사가 동일한 기준으로 처리해야 하는 상황 | 관리자의 상태별 To-do 템플릿, 공유 파일 |
성과 관리와 품질 개선이 필요한 경우 | 상담 성과를 기록하고 성공/실패를 구분해 품질 개선 인사이트를 얻어야 하는 상황 | 성공/실패 값, 통계 |
3. 관리자가 미리 준비할 게 있나요?
잠깐!
아래의 기능은 관리자 기능입니다.
매니저와 상담사는 관리자가 활성화한 플로우와 상태만 확인 가능하며,
플로우나 상태에 대한 수정 권한이 없습니다.
1) 플로우 생성/수정
보다 쉽게 이용하실 수 있도록 보편적인 기본 플로우를 미리 구성해 두었습니다.
그대로 사용하셔도 되고, 업무에 맞게 상태를 수정하거나 새로운 플로우를 추가해도 좋습니다.
여러 개의 플로우는 다양한 업무 상황에 맞춰 병행 사용하거나 하나의 업무를 대상으로
A/B 테스트에 활용할 수 있습니다. 새로운 플로우를 구성고 적합한 방식을 선택해주세요.
2) 상태 수정
보다 유연하게 활용할 수 있도록 상태 관리 기능을 제공합니다.
상태 ON/OFF로 플로우 depth를 조절하고, drag&drop으로 순서를 변경할 수 있습니다.
또한 상태별 To-do를 등록해 두면 상담사들이 일관된 업무 가이드를 따라 상담을 진행할 수 있습니다.
3) 파일 공유
보다 편리하게 활용할 수 있도록 파일 공유 기능을 제공합니다.
관리자가 필요한 자료를 미리 업로드해 두면,상담사는 공유 파일을 내려받아 참고하거나 바로
채팅창으로 전송해 빠르게 상담을 진행할 수 있습니다.
4. 태스크는 어떻게 생성하고 관리하나요?
1) 태스크 생성
플로우를 선택해 태스크를 생성할 수 있습니다.
관리자가 미리 등록한 To-do와 공유 파일을 확인하며 효율적으로 상담을 진행하세요.
생성 후에는 플로우 변경이 불가합니다. 관리자가 등록한 To-do는 생성 시점에만 반영되고, 파일(자료)는 즉시 반영됩니다.
2) 태스크 진행
생성된 태스크는 첫 번째 상태에서 시작합니다.
업무 상황에 따라 상태를 변경하고, To-do를 등록·완료 처리할 수 있습니다.
또한 노트와 파일을 추가해 상담 내용을 체계적으로 기록하고 추적할 수 있습니다.
3) 태스크 관리
업무 추적 관리에서 나아가 태스크를 업무 관리 도구로 활용할 수 있습니다.
•
우선순위 : 긴급 업무를 구분해 빠르게 대응
•
마감일 : 약속된 기한 내 처리 여부를 추적
•
참조자·댓글 : 유관자를 추가해 협업하고 소통 강화
4) 태스크 종료
태스크는 업무가 완료되면 종료 상태로 변경해 마무리할 수 있습니다.
종료 시에는 성공 / 실패 값을 지정하여 성과를 기록할 수 있으며,
이 데이터는 상담 품질 개선과 인사이트 도출에 활용됩니다.
종료한 태스크는 언제든 복구해 수정도 가능합니다.
5. 생성된 태스크는 어떻게 확인하나요?
1) 상담 별 태스크 확인하기
내 상담 현황 또는 전체 상담에서 상담방을 선택하면,
태스크 탭에서 연결된 태스크 목록을 확인할 수 있습니다.
담당 상담사(소유자)와 참조자는 상세 내용을 열람·수정할 수 있습니다.
2) 고객 별 태스크 확인하기
고객 리스트에서 해당 고객의 상담 이력을 열람하고, 상담 건별 태스크 목록도 함께 확인할 수 있습니다.
3) 상담사 별 태스크 확인하기
태스크 플로우 관리에서 내가 소유·참조한 모든 태스크를 보드뷰/목록뷰로 확인할 수 있습니다.
매니저는 담당 상담사별, 관리자는 전체 상담사별로 확인 가능합니다.
또한 drag&drop으로 상태를 변경하거나, 태스크를 선택해 대화 내용과 함께 상세 정보를
열람·수정할 수 있습니다.
기타. FAQ
Q. 상담 중 새 태스크가 생성되지 않아요.
→ 한 상담방에서 동시 진행 가능한 태스크는 최대 10개입니다.
기존 태스크를 종료한 후 생성해 주세요.
Q. 상담사가 바뀌면 태스크는 어떻게 되나요?
→ 진행 중인 태스크의 소유자가 자동으로 변경되며, 변경 후 상담사의 담당 매니저와
변경 전 상담사는 참조자로 등록됩니다. 단, 종료 태스크는 자동 변경되지 않으므로,
히스토리 공유가 필요하다면 참조자로 직접 등록해 주세요.
Q. 종료된 태스크는 확인할 수 없나요?
→ 종료된 태스크도 목록에서 조회 가능합니다.
단, 종료 후에는 파일 열람과 참조자 관리만 가능하며, 태스크 정보는 확인만 가능합니다.
성공/실패 변경 등 다른 수정은 복구 후 진행해 주세요.
Q. 태스크 상세 내용을 확인할 수 없어요.
→ 태스크는 담당 상담사(해당 상담방의 현재 상담사)와 참조자로 등록된 경우만
상세 확인 및 수정이 가능합니다. 담당 상담사에게 참조자 추가를 요청해 주세요.